事務未経験でパソコンができない状態だと就職できない。就職する方法は？ | 20代半ばがフリーターから就職したブログ。大学中退して学歴は高卒

こんにちは。ブログの管理人のエイジです。

フリーターの中には事務が未経験だけど、事務職に付きたくてパソコンができない人がいると思います。

しかし今となっては事務職は大人気職。はっきり言って事務が未経験でパソコンができないと事務職に就職できません。

ワード、エクセル、パワーポイントなど、代表的なパソコンソフトの基本操作は、もはや常識。

これができないと、フリーターが事務職に就職する際に思わぬマイナス評価を下されてしまうばかりか、入社後の業務が円滑に引き継げない可能性があります。

今は事務職だけではなく、職種を問わずに、ビジネスマン&ウーマンの必須条件となっているパソコン操作。

若者でスマホしか持っておらず、パソコンを持っていない人が増えている中、IT技術の考え方、採用ラインを探ってみました。

事務職ではもはや必須条件！パソコンが絶対のスキルになる

パソコンは、今やビジネスマン＆ウーマンの必須アイテム。これができないようだと、それこそ事務職への就職はなかなか思い通りに進みません。

特に、20代から30代層は要注意。こうしたワード・エクセルなどのパソコン技術を自在に使いこなせる人と、そうではない人の差が大きいだけに、最低限、標準レベルには達しておきたいのです。

さらに、フリーターでなくとも、子供を育て終わった後に事務職に未経験で就職したい40代、50代層は、意識して取り組む必要があります。

「今さらパソコンを勉強しても覚えられない」「そういう最新の技術では、若い人にかなわない」などと言っていると、ますます仕事の選択肢が狭められてしまいます。

企業側では、少なくともワードやエクセルといった代表的な基本ソフトくらいは扱えるものと判断。今までまったく触ったことがない人など、逆に少ないはずという目で応募者を見ています。今さら「何もわからないんです…」とは、とても言い出せない状況にあるのです。

「パソコンがまったくできないとお話ししたら、それまで好意的だった採用担当者の態度ががらりと変わりました」というのは、昨年の冬に事務職への就職活動を続けていたという40代前半の主婦。

かつては総合職採用の１期生として専門商社に勤務していたが、結婚後、出産を機に８年ほど勤めていた会社を退職しました。

現在、子供は２人。ようやく手が掛からなくなったことから事務職を探し始めたそうだが、事務職を希望すると決まってぶつかるのが“パソコンはできますか？”の壁。

かつて専門商社の営業職で飛び回っていた頃には、現在ほどどの職種でもパソコンを扱うといった環境ではなかったため、あらためて仕事を離れていた10数年間の意味に気付かされたといいます。

それこそ、浦島太郎。簡単な仕事なら、今すぐにでも復帰できるはずだったのに、肝心の基本スキル、事務職に就くためのパスポートを持っていない･･･。

「これからは、子どもたちも学校でパソコン学習をしていることだし、家にも入れなきゃいけないねと家族で話していたところだったんです。話には聞いていましたし、必要性は感じていましたから、未だに基本さえわからないというのはかなりのハンデになるだろうなとは思っていたのですが、実際にここまで致命傷になるとは思ってもみなかったというのが本音です」

いくつかの会社に応募するうちに、自分と同世代の主婦たちでも、各種のパソコン講習を事前に受講して、それなりのスキルを身につけていることを発見。如何に必須事項になっているかを思い知らされました。

「簡単なタイピング程度ならやったことはありましたから、“大丈夫、すぐにできるようになる”と思っていたんです。ところが、“やったことがない”　“パソコンについての基本レクチャーを受けたことがない”というと、それだけで採用担当の人が“えっ？”という目でこっちを見るのがわかるんです。

事務職に就いて習得しようにも、そのチャンスさえもらえないといった状況なんですよね。同じ会社を受けた方たちを見ていると、そうしたことをよくわかっているようで、事務職の仕事について勉強してきたとか、基本ソフトの操作に関する講座を受講してきたとか、皆さん、おっしゃってる。これは、相当危機的な状況なんだなと、ようやくわかったんです」

昨年末に、意を決してパソコンを購入。地元の公民館で主催しているワード、エクセル等のパソコン操作のセミナーに通い始めました。

「まだ、子どもの方がいろいろ分かっているみたいです。でも、これからは仕事に就くためにというはっきりとした目標を持って取り組むつもり。場合によってはビジネススクールなどでの受講や、人材派遣に登録して基本ノウハウを習得するなど、できることは全部やろうと思っています。主人も“しばらくは先行投資する”といってくれていますので･･･」

今やパソコンが扱えないと、事務職に就けない。学校でその操作を教わることのなかった40代、50代層には、かなり高いハードルが待っています。

たとえ営業職でも自在に使いこなせる人が断然有利！

営業職としてフリーターから就職し始めた男性も同じ。

自分はパソコンは使えないし、コミュニケーションが特異だから事務職とか内勤ではなく営業だ、と勇んで就職活動に踏み出したものの希望する会社にことごとく“パソコンのタイピングできないんですね”と指摘され、採用の機会を逃しているといいます。

「事務職じゃなく、営業なんだから、関係ないと思っていましたし、少しくらいはパソコンも打てるんです。問題ないと思っていたんですよね」

現在フリーターとして勤務中の会社では、営業社員を営業補助という形で、女子事務社員が後方支援。必要なデータや資料の作成は指示しておけばすぐにそろうのをみていました。

全ての会社がこういうシステムなんだろうと思っていたら、自分のパソコンスキルを求められるところもあったんですね。

「営業は、人が相手。テレビドラマや映画のようにカッコよくもスマートにも行くものでもないという確信がありましたから、ノートパソコンなどを持って歩こうなどとは、まったく考えていなかったんです」

ところが、外に出てみると、多くの採用担当者たちが、“どれだけパソコンを使いこなせるのか？”について微に入り細に入り知りたがります。

中でも、よく耳にしたのは「パソコンでパワーポイントなどを使って、企画書を作ることはできますか？」といった質問や、「今まで、どれだけのインパクトのあるプレゼンテーションを行ってきましたか？」などといった質問。

予想もしないこうした質問の数々に、“今、求められている営業の基本形”を再確認させられた気がしたといいます。

「それぞれの職種にパソコンを持ち込み、活用しなければならない時代。事務任せにはできないし、それもこれも含めてのキャリアということなんだろうと思うんです。場合によっては、ネットを通じて遠隔地の人と交渉し合ったり、仕入先や部材の購入相手などを世界中から探し出す。営業職も、ビジネスツールとして自在に使いこなさなければならないんですよね。いい経験になりました」

現在は、ハローワークの職業訓練校に通い、ワード、エクセル、パワーポイントといったパソコンソフトの講習を受講中。万全の体制を整えてから就職しようと考えている。

「企業が求めているのは、意外に高いレベル。若い世代が学校教育でかなりのレベルまで使いこなせるようになっていますから、現役世代にもそれ相当の知識が求められるんです」とは、非鉄金属メーカーの人事部部長。

こうした傾向は、今後、ますます強くなるといいます。成功を期すなら、まずパソコンソフトに習熟。基本ソフトくらいは使いこなしましょう。

事務が未経験でパソコンができない人に企業が求める最低ライン

企業人事が事務職採用の際のパソコンスキルの最低ラインとしてチェックするのが、次の項目。あなたはどこまでクリアできているでしょうか？“ろくに触れたこともない…”は、もはや対象外になります。

事務職のパソコンスキル最低ライン１～ワードを使って簡単な文書をすぐに作成できる

ワードを使って社内文書やちょっとした企画書などはすぐに作れるという程度のスキルは、絶対に必要。

体裁を整えたり、ビジュアル処理できたりするとさらにポイントが高くなります。もうひとつ、ワードやエクセルやパワーポイントとの連動も大きなテーマのひとつ。

そうした知識・ノウハウがあれば、事務職として即採用レベルにあると言ってもいいでしょう。応募時の挨拶文、履歴書、職務経歴書のすべてを作ってくる人がいるが、やはり好印象。採用側の評価はぐんと高くなります。

事務職のパソコンスキル最低ライン２～エクセルを使って簡単な表計算の作成ができる

“ワードは使えても、エクセルはちょっと…”という人を見かけるが、どちらもビジネスには欠かせないソフトなので、しっかりとマスターしておきましょう。

エクセルでは、表計算ができて、各種のグラフ化や演算の設定などができることが最低条件。

たとえば、「エクセルで見積書や請求書を作成することができますか？」とか、「顧客のデータ管理や選別、抽出といった作業ができますか？」などといった質問は、必ずと言っていいほど繰り出されます。減点されては、本当にもったいないですからね。（化学）

事務職のパソコンスキル最低ライン３～メールソフトを使ってデータのやり取りができる

データのやり取りも、あらゆるシーンで必要に。特に、モバイルを持って飛び回るような営業職や販売・企画関連の仕事では、出先での懸案事項を会社に即連絡し、決済してもらうといったスピーディーな対処も必要です。

また、データや企画書、参考資料などを事務職から転送してもらい、出先でそれを確認するといった作業も恒常化しています。

顧客の連絡先や名簿管理などもこうした通信ソフトで行われることが多いので、やはりマスター。必須事項です。

事務職のパソコンスキル最低ライン４～インターネットに接続して情報収集、検索ができる

営業や社内のプレゼンテーションの際に必要なのが、パワーポイント。見た目が違う。ほかに、仕事によってはそれこそCADの知識が高く評価されたり、情報処理そのものの専門知識が求められることもあります。

いずれにせよ、代表的な各ソフトが組み込まれたパソコンは、ビジネスの基盤。プラットフォームとして必要不可欠になるはずだから、基本ソフト、プラス業界専門ソフトの両方を押さえておきたいです。使いこなせるだけで、評価はまるで違います。

採用担当者が指摘する事務職採用ライン。

事務職の就職現場では、この事務職採用ラインが当たり前になっています。事務職を未経験で受けようとしていて準備不足の人は、今すぐ習得。パソコン操作の合格ラインをクリアしておきましょう。

「事務系の仕事でパソコンができないのは致命傷。応募する会社の社内レベルに達していることが条件です」
やはり、事務系の仕事を未経験で希望しながらパソコンができないというのは、致命傷になると思います。雇用形態にかかわらず、今はパソコンができて当たり前。ワード、表計算ソフト、データベース、通信、ビジュアルソフトなど、基本的に全部ひと通り扱えることが条件です。まるで自信がないという人は、少なくとも講習を受けるなどして基本を習得しておくことが大切。また、レベルについては、「応募する会社の必要スキルをクリアしていること」というのが最も妥当な表現かと思います。人材派遣を受け入れているところは、かなり高度な技術を持ったスタッフで構成されているでしょうし、仕事のシステムや職種、業態にもよります。調査した上で、必要スキルを身につけることですね。（化学）

「実務経験がある人が、パソコンでパーフェクトな挨拶文、履歴書、職務経歴書を作成して提出。即、採用しました」
実際に、この冬に採用した事務職には、挨拶文や履歴書、職務経歴書など、すべてをパソコンで作成してきた人を採用。もともと、かなりのキャリアを持っている人だったのですが、子育てなどもあって、長期間ブランクを作らざるを得なかったというんです。ところが、いざ働ける条件が整ったところで、パソコンに対する知識がかなり昔のものになっていることを実感。短期講習を受けたそうですが、もともと勘がよかったこともあってすぐに習熟。応募してきた時には、他の応募者にはないほど高度な技術を駆使した“見やすくてわかりやすい書類”を作成してきたんです。面接前に、採用担当の間では、すでに“即決だね”という暗黙の了解ができていました。効果的ですよね。（商社）

「いくらやる気があっても、ビジネスの基本ツールを使えないようではやはり不利。早急に解決しておくことです」
一番困るのが、やる気は誰にも負けないけれど、基本ツールがまるで使いこなせないという人たち。このテーマから少し外れてしまいますが、電話ひとつ満足に受けられない、掛けられないといった人や、パソコンはもちろん、コピーやファクシミリなどもすんなり扱えないという人には、どういう仕事をしてもらっていいのか、そもそも頭を抱えてしまうんです。その点、情報処理関連の作業がかなりのレベルでできるという人は、様々な場面で活用できますし、安心して業務を任せられる。断然、評価が違うんです。特に、フリーター採用の場合はそう。事務職を未経験で希望するなら、そういう側面が何より確実。すぐに配置などを計算できるんです。（非鉄・金属）

「過去事務職で仕事に活かした例を具体的に挙げてもらうと評価がアップ。採用を大きく近づけると思います」
口では「必要な操作くらいはできると思います」とは言うものの、実際にはどの程度のレベルにあるのか、我々にとっては不鮮明。話が行き違ってしまうと、本当はかなりのパソコンスキルがレベルにあるのに不当に評価が低かったり、実は、まるでできないのに“できるに違いない”と、思い込みの採用をすることになってしまうんです。その点、応募書類作成時にそうしたスキルの一端を見せてもらうと、すごく安心するし、評価も高まる。具体的な入社後の展開をいろいろ考えることができるんです。異業種への配置も含めて検討する余地があるということ。大きいと思いますよ、こうした評価を最初から取りつけるというのは。（流通）